Para empezar
Cirkus una plataforma donde sus usuarios planifican, colaboran y entienden las prioridades, siguen los flujos de trabajo y guardan los archivos en un solo sitio al que pueden acceder las personas involucradas con los distintos proyectos.
Sabemos que lo que más cuesta de aprender una nueva herramienta es empezar. Acompáñanos a continuación durante una introducción de las principales funciones de Cirkus, o visita nuestra sección de tutoriales si buscas aprender las funciones más avanzadas.
En el trabajo en equipo es donde Cirkus destaca, aportando un gran valor a la colaboración y gestión de tareas entre equipos, ¡así que no olvides invitar a tus colegas y colaboradores!
Cómo crear tu primer proyecto Cirkus
Los proyectos funcionan como contenedores para tareas.
Inspírate en tus grandes objetivos para dar nombre a tu proyecto, ya sea el proyecto de un cliente, una iniciativa empresarial o un objetivo al que aspires.
No olvides que también puedes crear subproyectos dentro de tu proyecto si necesitas realizar agrupaciones más pequeñas.
- Ve a la sección ‘Proyectos’
- Haz clic en el botón ‘Añadir proyecto’
- Introduce el nombre de tu proyecto
- Haz clic en ‘OK’
Ahora puedes organizar las tareas futuras asignándolas a proyectos y también reasignar tareas existentes a los proyectos relevantes.
Las opciones adicionales te ayudarán a establecer tus prioridades con fechas de vencimiento, y también a reforzar la estructura gracias a la clasificación del proyecto dentro de la “área de trabajo” a la que pertenecen.
Cómo crear tu primera tarea Cirkus
Las tareas son actividades que deben ser completadas dentro de un periodo definido, de las que se responsabilizan una o varias personas que trabajan para finalizar un proyecto. Las tareas pueden pertenecer a un proyecto o ser “personales”, sin pertenecer a ningún proyecto.
- Ve a la sección ‘Tareas’
- Haz clic en el botón ‘Añadir tarea’
- Introduce el nombre de la tarea
- Haz clic en ‘OK’
Al crear una tarea básica no es necesario rellenar la fecha de vencimiento ni asignar la tarea a multiples responsables, aunque en el formulario de ¨Nueva tarea¨ encontrarás estos campos.
Si deseas aprender las funciones avanzadas, en nuestros tutoriales podrás aprender todo lo necesario sobre la creación de plantillas de tareas que te permitirán añadir campos personalizados a las tareas que creas.
Estas opciones adicionales no son obligatorias, pero sí resultan de ayuda para llevar a cabo de manera más eficiente ciertos procesos de trabajo, permitiéndo sacar mayor partido a Cirkus.
Colabora con tu equipo
Pon fin a las confusas cadenas de emails y comprueba el progreso de cada proyecto de un vistazo.
Cirkus es perfecto para la colaboración. Si eres administrador o dueño de una área de trabajo, con la sección “área de trabajo” podrás gestionar proyectos, integrantes y plantillas de tu equipo.
Estas son algunas de las funciones que ayudarán a tu equipo a trabajar con perfecta integración:
Comentarios: Permite colaborar a traves de conversaciones sobre tareas y avances del proyecto, así como centralizar la comunicación para evitar confusiones. Esto permite realizar un seguimiento de los comentarios del equipo.
Roles: Se puede asignar una tarea a un rol, en vez de a una persona concreta. Así, se notificará la tarea a todos los individuos que ocupen dicho rol (a través de su Buzón de entrada de Cirkus), que podrán hacerse cargo de ella y asignarla al mejor candidato. También pueden utilizarse los roles para notificar a un equipo de personas al añadir comentarios, lo cual permite una respuesta más ágil y puntual.
Menciones: Se puede empezar una conversación directa con alguien escribiendo el signo @ y seleccionando a uno o más miembros del equipo. También se puede convertir una conversación en privada, con lo que sólo los colegas “mencionados” verán el mensaje. Además, puedes mencionarte a ti mismo, hacer privada la conversación y utilizarla para dejarte notas sobre una tarea.
Asignar una tarea: También puedes asignar las tareas a varias personas. Cada una de ellas podrá indicar su progreso y el estado de la tarea de manera independiente. Al hacer esto, tienes las siguientes opciones:
1) La tarea debe ser completada por todas las personas a las que se las asignes; o bien
2) Cualquiera de dichas personas puede completar la tarea.
Fecha de vencimiento: Al establecer fechas de vencimiento, tú y el resto de responsables de finalizar tareas o proyectos recibiréis recordatorios. Cuando se seleccione una fecha de vencimiento, todos los asignados recibirán notificaciones push o recordatorios por email a medida que se aproximen las fechas de vencimiento de cada tarea.
Compartir archivos: Olvídate de los engorrosos documentos adjuntos por email y comparte directamente los archivos en la propia tarea o proyecto. Esto ayuda a mantener ordenadas las versiones de archivos y permite rastrear los cambios con claridad. Además, con la versión iOS de Cirkus puedes marcar imágenes directamente en la aplicación y adjuntas a tareas o proyectos.
Crea tu primer Evento
Cirkus te permite gestionar los horarios de tu equipo y tus recursos.
En la sección de Horario puedes ver tus propios eventos personales o usar los filtros para mostrar el Área de trabajo de tu compañía.
Todos los miembros de tu Área de trabajo de muestran a la izquierda, agrupados por sus roles si están activados.
Los Administradrodes de las Áreas de trabajo pueden añadir Recursos y Grupos de recursos como equipos, salas de reunión y equipamiento.
Clica y arrastra para crear un evento en el recurso que quieres reservar. Si quieres seleccionar múltiples recursos, selecciona el rango de tiempo para cada uno de los recursos antes de pulsar el icono [+] para crear el evento.
Rellena los detalles y, opcionalmente, asocia Tareas o Proyectos al evento.
Puedes colaborar con archivos, comentarios y reacciones en los eventos como si fuesen Tareas o Proyectos. También puedes seleccionar un evento y reprogramarlo en la linea de tiempo o actualizar los recursos y otros detalles desde el inspector.
Los Administradrodes de las Áreas de trabajo pueden añadir Recursos y Grupos de recursos como equipos, salas de reunión y equipamiento.
Clica y arrastra para crear un evento en el recurso que quieres reservar. Si quieres seleccionar múltiples recursos, selecciona el rango de tiempo para cada uno de los recursos antes de pulsar el icono [+] para crear el evento.
Rellena los detalles y, opcionalmente, asocia Tareas o Proyectos al evento.